Zásady ochrany osobních údajů
Tyto zásady popisují, jak služba Kotlo (webová aplikace na app.kotlo.app, aplikace pro Android a stránky kotlo.app) zpracovává osobní údaje.
1. Správce a kontakt
Správcem osobních údajů je Stanislav Rohel, fyzická osoba, provozovatel služby Kotlo. Ve všech otázkách ochrany osobních údajů nás kontaktujte na privacy@kotlo.app. Pověřenec pro ochranu osobních údajů není jmenován, protože to pro tento rozsah zpracování není povinné.
2. Jaké údaje zpracováváme
- Účet: e-mail, jméno (nepovinné), heslo uložené jen jako otisk (hash), jazyk a časové pásmo; u přihlášení přes Google nebo Microsoft identifikátor účtu u tohoto poskytovatele.
- Domácnosti: členství a role v domácnostech, pozvánky (e-mail pozvané osoby).
- Data domácnosti, která zadáte: zdroje tepla, nákupy, prodejci, sklad, plnění, inventurní korekce a importované soubory. Tato data jsou nepřímo osobní, protože jsou vázaná na váš účet.
- Souhlas s dokumenty: verze podmínek a zásad, které jste přijali, čas a IP adresa.
- Technické a bezpečnostní záznamy: IP adresa, identifikátor účtu, čas, typ zařízení nebo prohlížeče, chyby aplikace.
- Zařízení: token pro push notifikace, pokud je v aplikaci zapnete.
3. Účely a právní základy
- Poskytování služby (účet, domácnosti, evidence, výpočty, předpověď, e-maily k účtu a pozvánkám): plnění smlouvy, čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.
- Bezpečnost a ochrana účtů (záznamy o přihlášení, ochrana proti zneužití, zálohy): oprávněný zájem, čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
- Pozvánka osoby, která účet nemá: oprávněný zájem zvoucího uživatele; e-mail slouží jen k doručení pozvánky.
- Nepovinné funkce (například tipy v push notifikacích nebo anonymní statistiky používání, pokud je zavedeme): souhlas, čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Ve výchozím stavu jsou vypnuté a souhlas můžete kdykoli odvolat.
Nepoužíváme reklamní ani sledovací nástroje třetích stran a údaje neprodáváme.
4. Jak dlouho údaje uchováváme
- Účet a data domácností po dobu používání služby. Smazaný účet nebo domácnost lze 30 dní obnovit, potom se údaje trvale smažou.
- Neaktivní účet: po 2 letech bez přihlášení vás upozorníme e-mailem, po 3 letech účet smažeme.
- Nepřijatá pozvánka: do vypršení (7 dní) nebo odmítnutí.
- Bezpečnostní záznamy: 12 měsíců, IP adresy po 90 dnech zkracujeme.
- Provozní logy aplikace: 30 dní.
- Importované sešity: soubor se neukládá; načtené řádky nepotvrzeného importu smažeme do 7 dní.
- Zálohy databáze: až 35 dní; smazání se v zálohách projeví až po jejich vypršení.
5. Zpracovatelé a předávání údajů
Údaje zpracováváme v datových centrech v Evropské unii. Na základě smluv o zpracování pro nás pracují:
- Microsoft Ireland Operations Ltd. – hosting (Microsoft Azure), databáze, monitoring a odesílání e-mailů (Azure Communication Services), region EU.
- Google Ireland Ltd. – doručování push notifikací (Firebase Cloud Messaging, jen token zařízení a text notifikace) a distribuce aplikace (Google Play). Případný přenos mimo EU je chráněn standardními smluvními doložkami.
Jiným příjemcům údaje předáváme jen tehdy, když to ukládá zákon.
6. Cookies a místní úložiště
Používáme jen nezbytné cookies a místní úložiště: přihlášení, ochranu formulářů a volbu jazyka a vzhledu. Analytické ani marketingové cookies nepoužíváme, proto nezobrazujeme cookie lištu.
7. Vaše práva
Máte právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. Souhlas můžete kdykoli odvolat. Jméno, e-mail, jazyk a časové pásmo upravíte sami v profilu, domácnost může její vlastník smazat v nastavení. Ostatní žádosti pošlete na privacy@kotlo.app; vyřídíme je bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce.
Pokud se domníváte, že údaje zpracováváme v rozporu s předpisy, můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).
8. Zabezpečení
Komunikace je šifrovaná (HTTPS), databáze je šifrovaná i v klidu, data jednotlivých domácností jsou od sebe oddělená a hesla ukládáme jen jako otisky. Přístup k produkčním datům má jen provozovatel a je zaznamenáván.
9. Děti
Služba není určena osobám mladším 15 let.
10. Změny zásad
Při změně zásad zveřejníme novou verzi s datem účinnosti. O podstatných změnách vás předem informujeme a při příštím přihlášení vás požádáme o nové potvrzení.